Si les chefs d’entreprise s’intéressent plus ou moins à leurs archives papier, ils doivent certainement savoir qu’il n’est pas nécessaire de tout conserver. Mais pour ne pas faire d’erreur, il faut pouvoir compter sur les bons professionnels. Explication.
C’est quoi le désarchivage des archives et pour quel intérêt ?
Le désarchivage consiste en le fait de mettre de côté les archives papier qui n’ont plus de valeur probatoire. Comme elles n’ont plus d’utilité pour l’entreprise, généralement, on procède à leur suppression pour faire de la place, mais pas uniquement, comme nous allons le voir.
Avant de trier les documents, encore faut-il connaitre leur durée légale de conservation. Cela n’a rien d’évident puisque cela change en fonction de la nature des archives. Certaines d’entre elles seront devenues obsolètes et ne pourront plus être utilisées pour faire office de preuve après un délai de deux ans. D’autres au contraire, doivent être conservées pendant plusieurs décennies.
On estime que presque 10% des archives, chaque année en France sont perdues ou supprimées par erreur, faute à une méconnaissance de ces durées de conservation. Les conséquences pouvant être importantes, notamment financièrement, aucun chef d’entreprise ne peut donc missionner un collaborateur et lui demander de prendre ce risque.
Il est impératif désormais de ne plus se contenter de jeter les documents inutiles. Car si la durée légale de préservation est passée, cela ne signifie pas qu’ils ne comportent pas d’informations importantes relatives aux clients et autre personne fréquentant la structure (notamment des données personnelles). Pour éviter tout risque d’exploitation, il est conseillé de les supprimer de manière irréversible.
Les instances à connaitre pour se faire aider lors de son désarchivage
Comment trier les archives, pour ne conserver que les documents utiles ? Parce que cela suppose des connaissances précises, des sociétés d’archivage sont les interlocuteurs à connaitre dans ce domaine. Il est évident que le tri et le récolement ne sont pas les seules missions que l’on peut leur confier, même si cela peut déjà soulager un entrepreneur.
Elles sont en capacité de proposer une solution de classement pour pouvoir toujours retrouver la bonne information au moment le plus opportun.
Pourtant, le gouvernement estime que cela n’est pas suffisant et a instauré la loi sur la transition numérique.
L’idée étant de numériser chaque document papier afin de gagner du temps de recherche, ce qui amène, à terme, à gagner également en productivité mais aussi en compétitivité dans des secteurs qui peuvent être concurrentiels, notamment avec l’essor de la mondialisation.
Si les atouts sont clairement identifiés, la mise en œuvre n’est pas si évidente car il faut composer avec des agendas pleins, des compétences réduites en matière d’archivage (et donc la peur de se tromper), sans oublier que de mauvaises conditions de conservation ont pu endommager les documents papier, rendant ce travail encore plus délicat.
Les entreprises d’archivage ; au fait de cette transformation digitale imposée aux entreprises ; possèdent bien entendu différentes machines qui vont permettre de répondre aux termes de la loi en matière de digitalisation, même quand les documents sont dégradés.
Il sera ensuite possible de trouver la meilleure GED, de procéder à des actions de sensibilisation et de formation auprès des collaborateurs mais aussi de faire supprimer en toute confiance les archives papier qui n’ont plus lieu d’être.
Même lors de l’étape de la suppression, un fichier est établi pour tenir le compte de chaque document ainsi enlevé des archives et par qui, pour une parfaite traçabilité de l’action.
Les entreprises peuvent donc travailler main dans la main avec les sociétés d’archivage y compris pour des demandes un peu particulières, comme le fait de leur confier le gardiennage des archives papier pour gagner de la place.